会社情報
株式会社東京国際フォーラム 内部統制システム構築の基本方針
当社は、ホール貸館事業を中核とする事業者として、会社法第 362 条第 4 項第 6 号及び会社法施⾏規則第 100 条に基づき、以下のとおり「内部統制システム構築の基本⽅針」(以下「本⽅針」という。)を定め、業務の適正性・有効性・効率性を確保するとともに、当社の持続的な企業価値の向上を図るものとする。
第1 取締役、執行役員及び社員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
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当社は、内部監査部⾨を設置し、全社的なコンプライアンス体制及び内部統制システムの整備・運⽤状況について、独⽴した⽴場から監査を⾏い、必要に応じて改善提⾔を⾏うものとする。
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監査役は、独⽴した⽴場から、内部統制システムの整備及び運⽤状況を含め、取締役の職務執⾏の適法性・妥当性について監査する。
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代表取締役社⻑が指名する委員⻑、労働組合の代表者及び顧問弁護⼠等で構成するコンプライアンス委員会を設置し、コンプライアンス違反に関する相談・報告窓⼝を整備するとともに、コンプライアンスに関する重要事項を調査・審議する。
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コンプライアンス憲章を制定し、周知徹底を図ることで、取締役、執⾏役員及び社員が、以下の事項を遵守することを確保する。
(1)法令、定款及び就業規則等の社内規程を遵守し、誠実かつ公正な事業活動を⾏うこと。
(2)顧客の個⼈情報や取引先の秘密情報などを適正に管理・保護し、⽬的外利⽤や不正⽬的利⽤は⾏わないこと。
(3)反社会的な勢⼒・団体に対しては、常に毅然とした態度で臨み、いかなる利益供与も⾏わないこと。
(4)公務員またはそれに準ずる⽴場の者に対して不正に⾦品その他の経済的利益を供与しないなど、政治・⾏政に対して健全で正常な関係を保つこと。
第2 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
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取締役の職務の執⾏に係る重要な情報については、社内規程に基づき、適切に作成、保存及び管理する。
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契約書、取締役会議事録、決裁書類その他重要⽂書については、保存期間及び管理⽅法を定め、適切に保管する。
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情報の漏えい、滅失または毀損を防⽌するため、必要な管理体制及び安全対策を講じるものとする。
第3 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
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当社は、ホール貸館業の特性を踏まえ、事業運営に影響を及ぼす恐れのあるリスクを適切に把握し管理するものとする。主なリスクとして以下の事項を想定し、リスクへの対応策を整備し、適切に運⽤するものとする。
(1)⽕災、地震、⼤⾬及び台⾵などの災害に関するリスク
(2)建物・設備等の故障、傷病者の発⽣、⼤規模テロなどの事故リスク
(3)契約(⾦銭を含む。)トラブル及び情報管理に関するリスク -
当社は、代表取締役社⻑から指名された者を委員⻑とする危機管理委員会及び情報管理委員会を設置し、リスクの識別及びリスクの低減並びにリスク発⽣の未然防⽌を推進するものとする。
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災害や事故等が発⽣した場合は、直ちに代表取締役社⻑や取締役に報告し、関係部署と連携の上、適時・適切な対応を⾏う。
第4 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
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取締役会を定期的に開催し、重要な業務執⾏について適切な意思決定を⾏う。
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取締役の業務分掌及び権限を明確化し、業務の重複や停滞が⽣じないよう、迅速かつ効率的な業務執⾏体制を構築する。
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役員と社員間の適切な情報伝達及び意思疎通を確保するため、経営⽅針及び本⽅針を役員から社員へ伝達する仕組みを整備するとともに、重要な情報が適時・適切に役員へ報告される仕組みを整備し、徹底する。
第5 監査役がその職務を補助すべき社員を置くことを求めた場合の体制及び当該社員の取締役からの独立性
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当社は、監査役から要請があった場合には、その職務を補助する社員を配置できる体制を整備する。
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当該社員は、監査業務に関して、取締役または業務執⾏部⾨の指揮命令を受けないものとする。
第6 監査役への報告体制及び監査の実効性を確保するための体制
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取締役、執⾏役員及び社員は、会社経営上の重要事項及び業務執⾏状況について監査役に報告するとともに、不正⾏為⼜は法令違反の恐れがある事項を認識した場合は速やかに報告する。
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監査役への報告を⾏ったことを理由として、当該報告者は不利益な取扱いを受けないこととする。
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監査役は、取締役会その他重要な会議に出席し、必要に応じて意⾒を述べることができる。また、代表取締役社⻑との定期的な意⾒交換を⾏うものとする。
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取締役、執⾏役員及び社員は、監査役の監査が円滑かつ実効的に⾏われるよう協⼒し、必要な情報提供を⾏う。
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監査役は、監査の実施にあたり、会計監査⼈や内部監査部⾨と緊密な連携を保ち、監査の実効性を確保するものとする。
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監査役の職務の遂⾏のための費⽤等について、当社が監査役の職務の遂⾏に必要でないことを証明した場合を除き、速やかにこれを⽀払う。
第7 内部統制体制の見直し
本⽅針及び内部統制体制については、事業環境、社会情勢及び法令の改正等を踏まえ、必要に応じて⾒直しを⾏うものとする。⾒直しにあたっては、当社の事業規模及び実態に即し、実効性を重視した運⽤を基本とする。
附則
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この⽅針は、2026 年4⽉1⽇から適⽤する。