ご予約後の提出書類

施設をご予約済みのお客様は、各種ご提出書類をダウンロードしてご利用いただけます。

※ダウンロードによりパソコン上で入力が可能です。

なお、施設のご利用/空き状況につきましては下記をご参照ください。

ご提出書類

東京国際フォーラム提出書類

チェックボックスにチェックを付けた提出書類をzip形式でダウンロードいただけます。

 

ご提出書類

提出期限

補足

提出書類
一括チェック

記入例
一括チェック

1

東京国際フォーラム施設利用変更届

利用承諾を受けた後、利用期日・時間・施設等を主催者都合により変更される場合は、速やかに営業担当者へご連絡ください。

2

東京国際フォーラム施設利用取消届

利用承諾を受けた後、利用期日・時間・施設等を主催者都合により取消される場合は、速やかに営業担当者へご連絡ください。

3

請求先変更(分割)依頼書

施設利用料金等の請求を主催者とは異なる先へ請求、または他社へ分割しての請求を希望される場合はご提出ください。

4

関係者バッジ申請書

1週間前

催事関係者は、催事名称、主催者名等の記載された「関係者バッジ」の着用が必要となります。

5

搬入・搬出計画書

1週間前

地下2階荷捌場は施設毎に利用スペースが設定されています。ご利用にあたって事前に「搬入・搬出計画書」をご提出ください。

Aブロック

Bブロック

Cブロック

Dブロック

E(1)ブロック

E(2)ブロック

Gブロック

6

搬入・搬出車両証

1週間前

荷捌場へ入場する車両には、搬入出車両証が必要となります。

(※荷捌場ではフロントガラスに掲示してください)

7

設営・撤去時会場管理計画書

10日前

設営・撤去時の会場管理計画書をご提出ください。

8

電気工事実施届

10日前

9

臨時電話申込書

2週間前

NTTから取得した臨時電話番号を記入した平面図を添えてご提出ください。※臨時電話番号は、施設利用開始日の1ケ月前までに、主催者から直接NTT(0120-627-116)へお申込みのうえ取得してください。

10

バス乗降場利用届

2週間前

バス乗降場(ガラス棟東京駅側)のご利用を希望される場合は、事前に営業担当者へご相談ください。

11

ケータリングサービス申込書

2週間前

各施設にてケータリングサービスのご利用を承ります。

12

有料廃棄物処理申請書

2週間前

廃棄物処理は常駐の廃棄物処理委託会社にて承ります(有料)。

13

館内共通利用券

納品希望日の10日前

館内店舗(飲食・物販・サービス店等)全店でご利用になれる「館内共通利用券」をご用意しています。 ご利用については営業担当者へご相談ください。

14

会場内避難誘導灯消灯願

10日前

公演等の内容からやむ得ない場合の時間帯のみ誘導灯の消灯を承諾いたします。消灯の際は、消灯する誘導灯を最小限に押さえ各扉に案内員を配置して下さい。また、入場者に対し事前説明(場内アナウンス等)をしてください。

15

物販手数料申告書(施設ロビー用)

催事終了後

ホールのロビー等で物品の販売を行った場合は、売上金額の5%を物販手数料としてご請求いたします。催事終了後、速やかにご提出ください。

16

物販手数料申告書(ロビーギャラリー・ラウンジ用)

催事終了後

ロビーギャラリー・ラウンジ等で物品の販売を行った場合は、売上金額の10%を物販手数料としてご請求いたします。催事終了後、速やかにご提出ください。

17

撮影申請書

利用施設以外に、建物外観又は地上広場等公共スペースを撮影される場合は、事前に営業担当にご相談ください。

18

WEBイベントカレンダー掲載申込書

当社ウェブサイト「イベントカレンダー」へ無料で掲載いたします。(ガラス棟会議室単独利用のみの催事は対象外)※当社発行のイベントカレンダーに掲載された情報は、自動的にWEBにも掲載いたしますのでお申込みは不要です。

消防届出書

チェックボックスにチェックを付けた提出書類をzip形式でダウンロードいただけます。

 

ご提出書類

提出期限

補足

提出書類
一括チェック

記入例
一括チェック

19

観覧場又は展示場における催物の開催届出書

2週間前

丸の内消防署および当社への届出書類です。必要の有無及び届出方法については、事前に営業担当者へご相談ください。

20

消防活動に支障を及ぼすおそれのある行為の届出書

2週間前

21

会場管理計画書

10日前

22

禁止行為の解除承認申請書

2週間前

23

禁止行為責任者等及び禁止行為申請内容一覧表

2週間前

24

申請内容明細書

2週間前

関係官公署への届出及び申請

催物内容により関係官公庁等への届出および申請が必要となる場合があります。法令等で定められた届出事項や、利用および計画実施に関して必要な事項については、主催者において所定の期日までに届出等を行ってください。

関係官公庁への届けて及び申請は以下をご参照ください。